Remboursement des frais en vertu du droit du travail néerlandais
Les salariés aux Pays-Bas ont le droit d'être remboursés des frais qu'ils engagent dans l'exercice de leurs fonctions. Le fondement juridique réside dans l'obligation générale de l'employeur de respecter les bonnes pratiques patronales en vertu de l'article 7:611 du Code civil néerlandais et, en pratique, du contrat de travail, de la politique de l'entreprise ou de la convention collective applicable. Selon l'article 7:618 du Code civil néerlandais, les sommes versées uniquement pour couvrir les frais ne sont pas considérées comme une rémunération ; toutefois, tout surplus au-delà du coût réel est traité comme un salaire et soumis à l'impôt sur les salaires et aux cotisations de sécurité sociale. Les frais remboursables courants comprennent les frais de déplacement, les repas lors de voyages d'affaires, l'équipement de bureau à domicile et la formation professionnelle.
D'un point de vue fiscal, la werkkostenregeling (régime des frais professionnels, WKR) régit les remboursements de frais et les avantages en nature que l'employeur peut fournir en franchise d'impôt. En vertu de la WKR, l'employeur dispose d'une allocation gratuite (vrije ruimte) de 1,92 % sur les premiers 400 000 € de la masse salariale totale, plus 1,18 % sur l'excédent. Les remboursements dans le cadre de ce budget ne sont pas soumis à l'impôt sur les salaires.
Types courants de remboursement des frais aux Pays-Bas
Les remboursements les plus courants en franchise d'impôt en vertu de la WKR comprennent : une allocation de trajet de jusqu'à 0,23 € par kilomètre (tarif 2024), une allocation de bureau à domicile de 2,35 € par jour, les repas lors de voyages d'affaires et les frais d'études pour la formation professionnelle. L'employeur peut également fournir en franchise d'impôt du matériel tel qu'un ordinateur portable, un téléphone mobile ou du mobilier de bureau si le salarié en a besoin pour son travail.
Les remboursements qui dépassent les limites en franchise d'impôt ou qui sortent des catégories désignées doivent soit être imputés sur l'allocation gratuite, soit être imposés comme revenu salarial à un taux forfaitaire de 80 % (eindheffing). Une documentation appropriée et une politique claire des frais sont essentielles pour la conformité.
Litiges relatifs au remboursement des frais en vertu du droit néerlandais
Lorsqu'un employeur refuse de rembourser des frais professionnels légitimes, le salarié peut réclamer les frais auprès de la juridiction d'arrondissement. Si l'obligation de remboursement est établie dans une CAO ou une politique d'entreprise, la réclamation est directe. Dans d'autres cas, le salarié peut invoquer le devoir de bonnes pratiques patronales en vertu de l'article 7:611 du Code civil néerlandais. Les réclamations de remboursement de frais sont soumises au délai de prescription de cinq ans en vertu de l'article 3:308 du Code civil néerlandais. Les employeurs qui ne remboursent pas les véritables frais professionnels risquent de voir ces montants reclassifiés comme salaires dissimulés, entraînant une responsabilité supplémentaire en matière d'impôts, de cotisations de sécurité sociale et d'augmentation de salaires.