Kostenerstattung nach niederländischem Arbeitsrecht
Arbeitnehmer in den Niederlanden haben Anspruch auf Erstattung der Kosten, die ihnen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit entstehen. Die Rechtsgrundlage liegt in der allgemeinen Pflicht des Arbeitgebers zur Einhaltung guter Arbeitgeberpraktiken gemäß Artikel 7:611 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) sowie in der Praxis im Arbeitsvertrag, in den Unternehmensrichtlinien oder im geltenden Tarifvertrag. Gemäß Artikel 7:618 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) gelten Zahlungen, die ausschließlich zur Deckung von Ausgaben geleistet werden, nicht als Vergütung; ein etwaiger Überschuss über die tatsächlichen Kosten hinaus wird jedoch als Lohn behandelt und unterliegt der Lohnsteuer sowie den Sozialversicherungsbeiträgen. Zu den üblichen erstattungsfähigen Ausgaben zählen Reisekosten, Verpflegung während Geschäftsreisen, Ausrüstung für das Homeoffice und berufliche Fortbildungen.
Aus steuerlicher Sicht regelt die Arbeitskostenregelung (werkkostenregeling, WKR), welche Spesenrückerstattungen und Sachleistungen der Arbeitgeber steuerfrei gewähren darf. Im Rahmen der WKR verfügt der Arbeitgeber über einen Freibetrag (vrije ruimte) von 1,92 % auf die ersten 400.000 € der Gesamtlohnsumme sowie von 1,18 % auf den darüber hinausgehenden Betrag. Erstattungen innerhalb dieses Budgets unterliegen nicht der Lohnsteuer.
Gängige Arten von Kostenerstattungen in den Niederlanden
Zu den gängigsten steuerfreien Erstattungen im Rahmen der WKR gehören: eine Fahrtkostenzulage von bis zu 0,23 € pro Kilometer (Satz für 2024), eine Homeoffice-Zulage von 2,35 € pro Tag, Verpflegung während Geschäftsreisen sowie Weiterbildungskosten für berufsbezogene Schulungen. Der Arbeitgeber darf zudem steuerfreie Ausrüstung wie Laptops, Mobiltelefone oder Büromöbel zur Verfügung stellen, sofern der Arbeitnehmer diese für seine Arbeit benötigt.
Erstattungen, die die steuerfreien Grenzen überschreiten oder nicht unter die festgelegten Kategorien fallen, müssen entweder auf die Freibeträge angerechnet oder als Lohneinkommen mit einem Pauschalsatz von 80 % (eindheffing) besteuert werden. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und klare Richtlinien für Spesen sind für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich.
Streitigkeiten über die Kostenerstattung nach niederländischem Recht
Wenn ein Arbeitgeber sich weigert, berechtigte berufsbezogene Ausgaben zu erstatten, kann der Arbeitnehmer die Kosten vor dem Kantonrechter einklagen. Ist die Erstattungspflicht in einem Tarifvertrag (CAO) oder in der Unternehmensrichtlinie festgelegt, ist die Klage unkompliziert. In anderen Fällen kann sich der Arbeitnehmer auf die Pflicht zur Einhaltung guter Arbeitgeberpraktiken gemäß Artikel 7:611 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) berufen. Ansprüche auf Spesenrückerstattung unterliegen der fünfjährigen Verjährungsfrist gemäß Artikel 3:308 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW). Arbeitgeber, die echte Geschäftskosten nicht erstatten, riskieren, dass diese Beträge als versteckte Löhne eingestuft werden, was zusätzliche Steuer-, Sozialversicherungs- und Lohnsteigerungsverpflichtungen nach sich zieht.