Aktenbildung (Dossieropbouw) im niederländischen Arbeitsrecht
Dossieropbouw, die systematische Erstellung einer Personalakte, in der Leistungsprobleme, Verhaltensauffälligkeiten und Abhilfemaßnahmen dokumentiert werden, ist in den Niederlanden eine Voraussetzung für fast jede angefochtene Kündigung. Das niederländische Arbeitsrecht legt die Beweislast eindeutig beim Arbeitgeber: Um eine Genehmigung des UWV oder eine gerichtliche Auflösung des Arbeitsvertrags zu erwirken, muss der Arbeitgeber zeitnahe Belege vorlegen, die einen angemessenen Grund für die Kündigung gemäß Artikel 7:669 BW nachweisen. Ohne eine angemessene Personalakte scheitern selbst berechtigte Gründe für die Kündigung.
Der Begriff „Dossieropbouw“ ist im Gesetz nicht ausdrücklich definiert, ergibt sich jedoch aus den allgemeinen Anforderungen der Artikel 7:669 und 7:671b BW sowie aus jahrzehntelanger niederländischer Rechtsprechung. Die Gerichte prüfen nicht nur, ob dokumentierte Beweise vorliegen, sondern auch, ob die Dokumentation zum Zeitpunkt des Geschehens in Treu und Glauben erstellt wurde, und nicht erst nachträglich rekonstruiert wurde, nachdem der Arbeitgeber bereits die Beendigung beschlossen hatte.
Was die Akte nach niederländischem Arbeitsrecht enthalten muss
- Stellenbeschreibung und Leistungsstandards: Die Grundlage, an der Leistung oder Verhalten gemessen werden.
- Zeitnahe Leistungsbeurteilungen (beoordelingsgesprekken): Formelle Beurteilungen, idealerweise jährlich, die den Fortschritt im Hinblick auf die Ziele dokumentieren.
- Aufzeichnungen über informelles Feedback: E-Mails, Besprechungsnotizen aus Einzelgesprächen, in denen Bedenken geäußert wurden.
- Formelle Verwarnungen (schriftliche Verwarnungen): Dokumentierte Hinweise darauf, dass Leistung oder Verhalten inakzeptabel sind und verbessert werden müssen.
- Dokumentation des Verbesserungsplans (Verbesserungsprozess): Der Plan selbst, alle Besprechungen zur Überprüfung sowie die abschließende Bewertung.
- Alle relevanten Berichte Dritter: Kundenbeschwerden, Prüfungsergebnisse oder medizinische Informationen (die gemäß der DSGVO behandelt werden).
Verpflichtungen gemäß AVG (DSGVO)
Personalakten stellen eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/DSGVO) dar. Arbeitgeber dürfen nur Daten aufbewahren, die angemessen, relevant und nicht übermäßig sind. Gesundheitsdaten dürfen nur vom Betriebsarzt (bedrijfsarts) aufbewahrt werden, nicht von der Personalabteilung. Arbeitnehmer haben sowohl nach der AVG als auch nach dem Grundsatz der „goed werkgeverschap“ (Artikel 7:611 BW) das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Siehe unsere speziellen Seiten zum Datenschutz für Arbeitnehmer und zur Privatsphäre von Arbeitnehmern nach der AVG.
Informationen zum vollständigen Kündigungsverfahren finden Sie unter „Kündigung wegen mangelnder Leistung“, „schriftliche Verwarnungen“ und „Leistungsverbesserungspläne“. Ein Arbeitsrechtsanwalt in den Niederlanden kann Ihre Akte prüfen, bevor Sie ein Verfahren einleiten.
Nach niederländischer Disziplinarpraxis können alle Sanktionen, einschließlich der bloßen Aufnahme eines Vermerks in die Personalakte, vom Arbeitnehmer unter Berufung auf den Grundsatz von Treu und Glauben gemäß Artikel 7:611 BW angefochten werden. Der Oberste Gerichtshof hat entschieden, dass selbst Sanktionen mit schriftlicher vertraglicher Grundlage von den Gerichten überprüft werden, wobei diese die Verhältnismäßigkeit, die Einhaltung eines ordnungsgemäßen Verfahrens sowie die einheitliche Behandlung vergleichbarer Fälle durch den Arbeitgeber prüfen.