Wenn eine Person nach niederländischem Vertragsrecht im Namen eines anderen ohne tatsächliche Befugnis einen Vertrag abschließt oder den Umfang ihrer Befugnisse überschreitet, richtet sich die Frage, ob der Auftraggeber an diese Handlung gebunden ist, nach der Doktrin der Anscheinsvollmacht: „schijn van volmacht“ auf Niederländisch. Diese Doktrin, die in Artikel 3:61 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) geregelt ist, schützt Dritte, die in Treu und Glauben mit einem Vertreter verhandeln, dessen Befugnis sie vernünftigerweise für gültig gehalten haben. Zu verstehen, wann eine Anscheinsvollmacht vorliegt und was geschieht, wenn dies nicht der Fall ist, ist für jeden, der in den Niederlanden Verträge abschließt, von grundlegender Bedeutung.
Wie sieht der rechtliche Rahmen für die Anscheinsvollmacht nach niederländischem Recht aus?
Artikel 3:61(2) des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) sieht vor, dass der Auftraggeber an die Handlungen des Vertreters gebunden ist, als ob eine tatsächliche Vollmacht bestanden hätte, wenn ein Dritter vernünftigerweise davon ausgegangen ist, dass der Vertreter bevollmächtigt ist, und diese Annahme auf Umständen beruhte, die dem Auftraggeber zuzurechnen sind.
Das niederländische Recht unterscheidet zwischen der dem Vertreter ausdrücklich erteilten tatsächlichen Vollmacht (volmacht) und der Anscheinsvollmacht (schijn van volmacht), die sich aus dem Verhalten des Auftraggebers ergibt, das eine berechtigte Annahme hinsichtlich der Befugnisse des Vertreters hervorruft. Die Rechtslehre stützt sich auf den Grundsatz des berechtigten Vertrauens: Hat das eigene Verhalten oder die Organisation des Auftraggebers den Dritten zu der Annahme veranlasst, der Bevollmächtigte könne den Auftraggeber binden, kann sich der Auftraggeber den Folgen dieses Anscheins nicht entziehen, indem er auf interne Beschränkungen der Befugnisse des Bevollmächtigten verweist.
Die drei Voraussetzungen für eine Anscheinsvollmacht gemäß Artikel 3:61(2) des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) sind: (1) der Dritte hat vernünftigerweise angenommen, dass der Vertreter bevollmächtigt war; (2) diese Annahme beruhte auf Umständen, die dem Auftraggeber zuzurechnen sind, und nicht lediglich auf den eigenen Behauptungen des Vertreters über seine Befugnisse; und (3) der Dritte handelte im Glauben an Treu und Glauben und hatte keinen vernünftigen Grund zum Zweifel. Die Beweislast für diese Elemente liegt beim Dritten. Die zweite Voraussetzung, die Zurechenbarkeit zum Auftraggeber, ist die wichtigste und die am häufigsten gerichtlich verhandelte.
Welche Umstände begründen eine dem Auftraggeber zurechenbare Anscheinsvollmacht?
Die entscheidende Voraussetzung ist, dass die begründete Annahme des Dritten hinsichtlich der Befugnis des Vertreters auf Umständen beruhen muss, die dem Auftraggeber zuzurechnen sind: das Verhalten des Auftraggebers, die Art und Weise, wie er sein Geschäft organisiert hat, die Titel und Rollen, die er Vertretern zugewiesen hat, oder Zusicherungen, die der Auftraggeber selbst abgegeben hat.
In der Unternehmenspraxis entsteht eine Anscheinsvollmacht üblicherweise auf verschiedene Weise. Erstens: Wenn ein Unternehmen einem Arbeitnehmer eine Bezeichnung wie „Finanzvorstand“, „Leiter der Beschaffung“ oder „Regionaldirektor“ verleiht, die in der Marktpraxis die Erwartung einer Befugnis für Verträge innerhalb dieser Funktion mit sich bringt, können sich Dritte, die mit dieser Person in ihrer offiziellen Funktion zu tun haben, auf den scheinbaren Umfang dieser Anscheinsvollmacht verlassen. Zweitens: Wenn ein Unternehmen einem Vertreter durchgängig gestattet hat, Verträge einer bestimmten Art ohne Einwände abzuschließen, und später geltend macht, dass dem Vertreter die Befugnis fehlte, kann das bisherige Verhalten des Unternehmens es daran hindern, die Bindungsbefugnis abzusprechen. Drittens: Wenn die Satzung des Unternehmens oder ein Vorstandsbeschluss die Befugnisse eines Direktors einschränkt, diese Einschränkung jedoch nicht im Handelsregister eingetragen oder dem Dritten anderweitig mitgeteilt wurde, ist die Einschränkung dem Dritten gegenüber möglicherweise nicht wirksam.
Umgekehrt entsteht eine Anscheinsvollmacht nicht allein durch die eigenen Behauptungen des Vertreters. Ein Vertreter, der lediglich eine Befugnis geltend macht, ohne dass ein entsprechendes Verhalten oder eine entsprechende Zusicherung des Auftraggebers vorliegt, bindet den Auftraggeber dadurch nicht gemäß Artikel 3:61(2) des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW). Die Rechtslehre verlangt, dass der Auftraggeber durch sein eigenes Verhalten oder seine Organisation den Anschein einer Befugnis erweckt hat, auf den sich der Dritte verlassen hat.
Wie sieht die persönliche Haftung eines ohne Befugnis handelnden Vertreters in den Niederlanden aus?
Handelt ein Vertreter ohne tatsächliche Befugnis und findet die Doktrin der Anscheinsvollmacht keine Anwendung, sodass der Auftraggeber nicht gebunden ist, sieht Artikel 3:70 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) eine persönliche Haftung des Vertreters für den Schaden vor, den der Dritte dadurch erlitten hat, dass er sich auf die (nicht vorhandene) Befugnis verlassen hat.
Diese persönliche Haftung nach Artikel 3:70 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) ist streng: Sie gilt selbst dann, wenn der Vertreter in Treu und Glauben gehandelt hat und aufrichtig davon überzeugt war, über eine Befugnis zu verfügen. Der Vertreter haftet für den Schaden, den der Dritte dadurch erlitten hat, dass er den Vertrag in der Erwartung geschlossen hat, dieser sei gültig; typischerweise handelt es sich dabei um den positiven Ertrag, d. h. das, was der Dritte erhalten hätte, wenn der Vertrag wie vereinbart erfüllt worden wäre. Der Vertreter kann sich der Haftung nicht entziehen, indem er nachweist, dass ihn kein Verschulden trifft; die bloße Tatsache, dass er ohne Befugnis gehandelt hat, reicht aus, um die Haftung auszulösen.
In der Praxis kommt Artikel 3:70 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BW) am häufigsten zum Tragen, wenn ein Arbeitnehmer einen Vertrag abschließt, der über seine tatsächliche Befugnis hinausgeht, wenn ein Geschäftsführer ohne die erforderliche Zustimmung des Vorstands oder Mitunterzeichnung handelt oder wenn eine Person ein Unternehmen in einer Phase vertritt, beispielsweise während der Gründung, in der das Unternehmen rechtlich noch nicht existiert. Im letzten Fall haften die Gründer persönlich nach den Vorschriften über Handlungen im Vorfeld der Gründung (handelingen voor rekening van een op te richten vennootschap).
Welche praktischen Auswirkungen hat die Anscheinsvollmacht auf Handelsverträge in den Niederlanden?
Die Doktrin der Anscheinsvollmacht hat erhebliche praktische Konsequenzen für die Gestaltung niederländischer Handelsverträge und die Frage, wer diese unterzeichnet: Dritte, die mit einem niederländischen Unternehmen Geschäfte tätigen, sollten die Befugnisse dessen Vertreter vor dem Abschluss bedeutender Transaktionen überprüfen, während Unternehmen regeln müssen, wie Befugnisse intern und extern kommuniziert werden.
Für Dritte, die wesentliche Verträge abschließen, gehört es zur umsichtigen Praxis: einen aktuellen Ausdruck der Handelskammer (KvK) einzuholen, um die gesetzliche Befugnis der Geschäftsführer zu überprüfen; zu prüfen, ob Mitunterzeichnungen oder Schwellenwerte für die Zustimmung des Vorstands registriert sind; und eine Kopie etwaiger interner Vollmachten (Vorstandsbeschluss oder Vollmacht) anzufordern, falls der unterzeichnende Vertreter kein eingetragener Geschäftsführer ist. Bei M&A-Transaktionen wird die Befugnis in der Regel durch Vorstandsbeschlüsse bestätigt, die den Abschlussdokumenten neben dem Anteilskaufvertrag beigefügt sind.
Für Unternehmen setzt eine wirksame Beschränkung der Befugnisse voraus, dass diese sowohl formell umgesetzt als auch, sofern der Schutz Dritter wichtig ist, öffentlich registriert oder anderweitig bekannt gegeben werden. Eine interne Richtlinie, die die Vertragsbefugnis eines Arbeitnehmern einschränkt, ist für den Arbeitnehmer verbindlich, schützt das Unternehmen jedoch nicht vor Dritten, die davon keine Kenntnis hatten. Die Beauftragung eines Vertragsrechtsanwalts in den Niederlanden zur Überprüfung der Befugnisstrukturen vor bedeutenden Transaktionen hilft, kostspielige Streitigkeiten zu vermeiden, die entstehen, wenn die Anscheinsvollmacht angefochten wird.